1. קודם כל נרשמים הרשמה מוקדמת לתערוכה תותיר לכם די זמן להקים את הביתן האפקטיבי ביותר בשבילכם. בדרך כלל היא גם משתלמת יותר כלכלית כדאי להירשם לתערוכה שמונה עד עשרה חודשים מראש כדי להבטיח לעצמכם את השטח המבוקש את מיקום הביתן יש לבדוק בהתחשב בדרכי זרימת הקהל ובמיקומם של המציגים האחרים והמתחרים מומלץ לבדוק אם המארגנים מציעים הנחות לרישום מוקדם

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. הכי חשוב: האפיון כמו בכל תהליך עבודה מוצלח גם כאן אפיון היא מילת מפתח. הגדירו צרכים, יעדים ומטרות והחליטו איזה סוג ביתן עונה עליהם. האם הביתן נועד להגדיל מכירות? לשווק תדמית? לחשוף מוצר חדש? האפיון יכתיב את הקונספט הכללי וגם את הפרטים הטכניים  התאימו את הצרכים לגודל הביתן ולמיקומו תכננו מספר נקודות מפגש עם הלקוח בהתאם למספר נציגי המכירות הכינו מראש מקום לחדר ישיבות אם יש בו צורך בחרו בקו עיצובי מוגדר (לדוג': כזה המתאים ללוגו החברה) בחנו את עצמכם: האם אתם מוכנים לתערוכה?

3. הגדירו תקציב תכננו את התקציב לפי סעיפי האפיון שכתבתם. זכרו שלכל אחד מהסעיפים הבאים יש מחיר:  עיצוב הביתן ובנייתו כוח אדם לתפעול הביתן בזמן התערוכה הכשרה והנחיה של נציגי המכירות שינוע הציוד אמצעי הדמיה וקד"מ: סרטי תדמית, כרטיסי ביקור, קטלוגים ומוצרים לתצוגה

4. חפשו את המומחה   זה הזמן לפנות למקצוענים. עד לרגע זה נדרשתם להכין את הקרקע בעצמכם. כעת עליכם לחפש חברה המתמחה בעיצוב ביתנים ובינוי ביתנים לתערוכות וכנסים ולהתחיל לקבל הצעות מחיר. הנה כמה שאלות שינחו אתכם לעשות את הבחירה הנכונה:  האם מדובר בחברה מנוסה שכבר עיצבה ובנתה תערוכות וביתנים בעבר? האם קיבלתם המלצות? האם ראיתם "גלריית ביתנים" מרשימה? האם החברה מאפשרת בחירה מתוך מגוון רחב של סוגי ביתנים? האם החברה מציעה שירות כולל או שעליכם לחבר בין בעלי מקצוע שונים וקבלני משנה? האם מדובר בחברה מעודכנת שעושה שימוש בטכנולוגיה חדשנית לטובת לקוחותיה? האם הצעת המחיר שקיבלתם כוללת את כל הפרמטרים הנדרשים: עיצוב ביתן תלת מימדי והדמיה לצרכי המחשה, בינוי כולל ועיצוב גרפי?

6. מקימים את הביתן   אתם מתקרבים לקו הסיום. מרכיבי הביתן מוכנים והפועלים עמלים כעת על הקמתו בשטח התערוכה. חודשים של הכנה מתרגמים עכשיו להרמה, הזזה, תלייה. מעצב הפרוייקט שלכם, שאיתו התחלתם את התהליך, מלווה אתכם גם ביום ההקמה, נכון וזמין לכל שאלה ובקשה הוא האחראי לעמידה בלוחות הזמנים הוא מוודא שהביתן המוגמר מוקם על פי התוכניות הוא הכתובת שלכם גם בזמן התערוכה

7. יום הפתיחה קו הגמר. הגראנד פינאלה. שעת השין. רגע האמת. קראו לו איך שתקראו, יום פתיחת התערוכה הוא יום גדול ומרגש לכולם – לכם המציגים, לחברה המקימה וגם לקהל המבקרים. אם הגעתם עד הלום, בטח עשיתם משהו נכון. הרשו לעצמכם דקה קצרה של נחת. עבדתם קשה ומגיע לכם אבל לא יותר מדי. העבודה האמיתית מתחילה עכשיו זכרו את רשימת המטרות שהביתן שהקמתם אמור למלא והתחילו לכבוש יעדים דרך צלחה!